PENGERTIAN MICROSOFT EXCEL
Pengertian Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft
Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini
sering digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat
pengeluaran dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga m`upun
instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan oleh ibu
rumah tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam rumah tangga
sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.
Microsoft Excel adalah program kedua yang mandasar dalam suatu
computer setelah Microsoft Word, keduanya saling berkaitan dalam
kehidupan sehari-hari. Banyak para akutan yang mengerti dan bisa
mengoprasikan program ini tapi bukan hanya seorang akuntan saja yang
bisa anak smp pun juga bisa mengoprasikan program ini, karena dibangku
smp kita telah mempelajari tentang Microsoft Excel.
Microsoft Excel sangat berguna untuk masalah-masalah keuangan bahkan
utang piutang pun juga bisa dicatat dalam program ini. Para ahli
computer menciptakannya untuk mempermudah kita dalam keuangan dalam
kehidupan kita.
Didalam program ini kita dapat membuat grafik menggunakan program
Microsoft Excel. Dengan cara menggunakan bantuan tombol Toolbar Chart
Wizard. Kita dapat memilih grafik dengan bentuk yang kita ***, seperti
bentuk lingkaran, garis, kolom, area, radar, dan scatter. Kita dapat
memilihnya dengan cara mengklik Tab Custom Types.
Didalam program ini kita juga dapat menggunakan Wordart semacam
bentuk huruf atau model huruf yang merupakan variasi teks dan juga
toolbar drawing yang digunakan untuk membuat garis, kotak, dan
lingkaran. Kita dapat menggunakannya dengan cara mengklik insert, pilih
picture setelah itu klik Wordart maka akan tampil variasi huruf yang
menarik.
Microsoft Excel memiliki fasilitas yang sangat modern yaitu
pengurutan data secara otomatis. Cara pengurutannya juga dapat dibedakan
menjadi 2 yaitu 1. Ascending atau pengurutan mulai data yang terkecil
sampai terbesar.
2. Descending atau pengurutan dari yang besar ke yang kecil.
Microsoft EXCEL
Pengajar : Drs. Jesayas Anggiat Sirait
Gambar Komputer PC-IBM CompatibleMicrosoft EXCEL adalah salah satu
program spreadsheet yang paling banyak digunakan dalam komputer pribadi
di seluruh dunia. Dalam perkembangannya Microsoft Excel dibuat dalam
berbagai jenis platform, semula dalam versi DOS, kini juga ada dalam
versi Windows, versi OS/2, versi MacOS dan versi Windows NT. Program
Microsoft Excel seperti program jenis spreadsheet pada umumnya,
digunakan untuk segala sesuatu yang berhubungan dengan tabel,
angka-angka dan grafik. Misalnya untuk membuat tabel daftar nama siswa
berikut nilai ulangannya, rata-rata nilainya serta grafik nilai siswa.
Dalam aplikasi perkantoran misalnya untuk membuat tabel daftar karyawan
berikut posisi jabatan masing-masing karyawan dan besarnya gaji serta
tunjangannya, dan masih banyak lagi lainnya.
Microsoft EXCEL
MICROSOFT EXCEL
1. Sejarah Microsoft Excel
2. Dasar-dasar penggunaan
3. Mengenal Spreadsheet Excel
Sejarah Microsoft Excel
Microsoft Excel adalah salah satu software (piranti lunak) jenis
spreadsheet yang dibuat oleh perusahaan raksasa Microsoft, perusahaan
yang juga membuat sistem operasi Windows yang terkenal itu. Microsoft
Excel dapat berdiri sendiri atau merupakan bagian dari Microsoft Office,
suatu suite programme (gabungan beberapa program namun berfungsi
sebagai satu kesatuan program/saling terkoneksi satu sama lain).
Piranti lunak (software) type spreadsheet mulai dikenal ketika
diperkenalkannya software VisiCalc pada suatu pameran komputer di
Amerika tahun 1979. Saat itu VisiCalc masih diperuntukkan untuk komputer
berbasiskan Sistem Operasi UNIX. Program ini kemudian dibeli oleh
perusahaan Lotus. Akhirnya Lotus membuat software spreadsheet sendiri
yang dibuat berdasarkan pengembangan dari VisiCalc yang diberi nama
Lotus 1-2-3. Lotus 1-2-3 menjadi standard software spreadsheet untuk
beberapa waktu lamanya sebelum kemudian Microsoft mempopulerkan produk
Excel-nya dengan basis Windows (Microsoft Excel 4.0 for Windows).
Semenjak itulah Microsoft Excel memimpin aplikasi software spreadsheet.
Tabel di bawah ini menjelaskan kronologis singkat pengembangan Microsoft
Excel.
Versi Tahun Keterangan
2 1987 Excel semula dikembangkan untuk PC berbasiskan Apple-MacIntosh.
Produk pertama bagi PC-IBM langsung memakai Versi 2.0, semata-mata untuk
menyeragamkan versi Excel untuk Macintosh yang sudah mencapai versi
2.0.
3 1990 Menyertakan toolbar, kemampuan menggambar, grafik 3-D (tiga dimensi) dan beberapa tambahan fasilitas lainnya.
4 1992 Adalah versi yang terpopuler. Menyertakan banyak fasilitas
tambahan lainnya. Versi Microsoft Excel for Windows dikeluarkan
5 1993 Perbaikan besar-besaran, termasuk kemampuan menampilkan beberapa lembar kerja sekaligus dalam suatu workbook.
7* 1995 Dikenal juga sebagai Excel 95. Penomoran versi langsung melompat
ke versi- 7 tanpa ada versi-6, semata-mata agar terdapat keseragaman
versi dengan software yang terintegrasi dalam Microsoft Office for
Win’95. Versi ke-7 dari Excel dengan kemampuan 32-bit pertama walau
fasilitasnya sebagian besar sama dengan versi 5.
8 1997 Dikenal juga sebagai MS-Excel 97.
9 1999 Dikenal juga sebagai MS-Excel 2000. Mengenali format bahasa HTML.
10 2001 Dikenal juga sebagai MS-Excel XP (Experience).
Dasar-dasar Penggunaan
Untuk dapat menggunakan Microsoft Excel, idealnya Anda harus terlebih
dahulu menguasai dasar-dasar penggunaan Microsoft Windows dan penggunaan
mouse. Anda juga harus sudah mengenal istilah-istilah komputer yang
terdapat di sini dan mengenal fungsi tombol-tombol pada keyboard. Sebab
nanti dalam prakteknya, sangat penting dan membantu Anda mempersingkat
waktu, dibandingkan jika Anda tidak mengenal dan tidak mengetahui sama
sekali.
Program Microsoft Excel merupakan bagian dari Microsoft Office pada
Windows 3.1Untuk mengaktifkan program Microsoft Excel pada Windows versi
3.1 dan 3.11 maka dari Program Manager, arahkan pointer mouse ke icon
group Microsoft Office lalu klik dua kali tombol sebelah kiri mouse.
Setelah jendela Microsoft Office terbuka (lihat Gambar 1 disebelah),
arahkan pointer mouse ke icon program Microsoft Excel lalu klik dua kali
lagi.
Gambar 1
Microsoft Excel
pada Win 3.11
Sedangkan pada Windows 95/98/2000/Millenium, caranya click tombol
Start, lalu pilih Programs, kemudian sorot dan click Microsoft Excel
(lihat gambar dibawah ini). Atau jika sudah terdapat icon Microsoft
Excel, maka icon tersebut dapat langsung di click dua kali untuk
mengaktifkan program Microsoft Excel.
Mengenal Spreadsheet
1. Tampilan Menu Excel
Elemen-elemen Excel yang perlu Anda ketahui adalah : Title Bar,
letaknya paling atas, berisi judul program dan nama file yang dibuka.
Pada Gambar 3 ditampilkan nama program yang digunakan yaitu Microsoft
Excel dan nama file yaitu Book 1 yang terdiri atas :
1. Lajur Menu, berisikan menu-menu Excel seperti File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Help
2. Standard Toolbar, berisikan icon-icon standard Excel untuk file baru,
membuka, menyimpan, mencetak, menghapus dan memindahkan, mencopy dll.
3. Format Toolbar, berisikan icon-icon yang mengubah tampilan format
data, seperti tampilan jenis huruf (Arial), ukuran/size huruf (10) cetak
tebal (B), miring (I), garis bawah (U), lambang keuangan ($),
prosentase (%), menambah atau mengurangi tampilan desimal dll
(Perhatikan Gambar 3 dibawah ini).
4. Lajur Rumus, terdiri atas dua bagian yaitu yang disebelah kiri
menginformasikan sel yang aktif (pada Gambar 3 dibawah berikut ini
tertulis B3), sementara di sebelah kanannya, menampilkan isi pada sel
yang aktif tersebut. Karena isi data pada contoh gambar ini kosong
(tidak ada) maka pada lajur rumus juga ditampilkan kosong.
5. Area lembar kerja (worksheet) adalah bidang dimana kita menuliskan
input dan sekaligus melihat outputnya. Area ini terdiri atas beberapa
kolom yang ditandai dengan huruf A, B, C dan seterusnya, lalu beberapa
baris yang ditandai dengan angka 1, 2, 3 dan seterusnya. Perpotongan
antara kolom dan baris disebut juga sel. Dalm contoh diatas, sel yang
aktif adalah sel B3 artinya terletak diperpotongan antara kolom B dan
baris ke-3.
Pada bagian pojok kiri bawah terdapat nama dari setiap worksheet
(perhatikan gambar dibawah, lembar kerja yang aktif dalam Gambar 3
namanya Sheet1). Nama ini bisa diganti. Caranya arahkan pointer mouse ke
nama worksheet, lalu click tombol kanan mouse Anda lalu pilih Rename.
Setelah itu ketikkan nama worksheet yang Anda inginkan.
6. Lajur Status Indikator
Tampilan layar Excel
Gambar 3. Tampilan Microsoft Excel
2. Area Worksheet
Perhatikan kembali Gambar 3 diatas, menempati bidang yang paling besar,
area worksheet terletak di tengah-tengah layar dan merupakan tempat
dimana output tampilan dari aktifitas kita ditampilkan di sini.
Aktifitas yang dimaksud dapat berupa, misalnya : memindahkan pointer,
menyisipkan atau menghilangkan suatu baris/kolom, menghapus data pada
suatu sel atau range, dan lain sebagainya.
3. Indikator/Penunjuk Status
Penunjuk status terdapat di bagian bawah dari lembar kerja (worksheet).
Dalam penunjuk status ini terdapat informasi mengenai keterangan
perintah yang Anda sorot dari menu. Jika tidak ada perintah, maka akan
ditampilkan status Ready (lihat dipojok kiri bawah) yang artinya Excel
siap menerima perintah.
Status indikator muncul saat Anda menekan tombol-tombol tertentu atau
pada saat Microsoft Excel melaksanakan sejumlah perintah tertentu.
Berikut beberapa contohnya :
Status Penjelasan Status Penjelasan Status Penjelasan Status Penjelasan Status Penjelasan
EXT Anda menekan tombol F8 untuk menambahkan seleksi ke sel lain CAP
Anda menekan tombol Caps Lock untuk memasukan data label dengan huruf
besar semua. OVR Anda menekan tombol Ins pada saat mengedit data yang
mengakibatkan data yang Anda ketik akan meniban data sebelumnya. (OVR =
Overstrike) NUM Anda menekan tombol Num Lock untuk pengetikkan angka
dengan menggunakan numeric keypad (area sebelah kanan dari keyboard
Anda). SCR Anda menekan tombol Scroll Lock untuk menggulung layar.
4. Ukurannya
Lembar kerja (worksheet) terdiri atas beberapa kolom dan baris.
Seluruhnya ada 256 kolom yang ditandai dengan huruf A,B,C,….Z
dilanjutkan AA, AB, AC…AZ, lalu BA, BB…. lalu CA, CB … begitu seterusnya
hingga IA, IB, IC ..s/d…IV. Sedangkan jumlah baris sebanyak 16384 baris
ditandai dengan angka dari 1,2,3,4 ….dst. hingga angka 16384.
5. Pengertian Sel, Penunjuk sel (Pointer), Range
Sel adalah perpotongan antara baris dan kolom. Sel dinamakan berdasarkan
lokasi atau koordinatnya. Misalkan sel C10 adalah perpotongan antara
kolom C dan baris ke-10.
Sel Aktif adalah sebuah sel yang Anda gunakan saat itu. Perbedaan
antara sel aktif dengan sel-sel lainnya ialah, pada sel aktif Anda dapat
melakukan sejumlah aktifitas, sementara pada sel-sel lainnya tidak
bisa. Untuk mengaktifkan sel lain sebagai sel aktif, Anda harus
memindahkan dan meng-klik pointer ke suatu sel tertentu. Dalam suatu
lembar kerja hanya ada satu sel saja yang berfungsi sebagai sel aktif.
Lokasi sel yang aktif ditampilkan dalam lajur rumus .
Penunjuk berfungsi sebagai Pointer. Sel yang ditunjuk atau disorot
oleh pointer disebut sebagai sel aktif. Sel aktif ditandai dengan kotak
empat persegipanjang. Dalam gambar 3 di atas, sel yang aktif adalah B3.
Posisi sel B3 tertulis pada kotak lokasi sel (perhatikan : letaknya di
depan lajur rumus)
Worksheet Area adalah tempat yang menampilkan lokasi sel atau range yang aktif.
Cara membuat Grafik dalam Microsoft Excel
Oleh : Drs. Jesayas Anggiat Sirait.
Microsoft Excel juga menyediakan fasilitas untuk membuat tabel secara
cepat. Pada umumnya grafik akan memudahkan kita untuk melihat gambaran
suatu perbandingan akan serangkain data yang ada.
Sebagai latihan, kita akan mencoba sebuah grafik berdasarkan data tabel berikut di bawah ini (Data berikut ini hanya fiktif) :
1). Salinlah contoh tabel di bawah ini (data fiktif) :
Tabel Nilai Ulangan Komputer
Perbandingan Hasil Nilai Siswa
No.: Nama Nilai-1 Nilai-2 Nilai Rata-rata
1. Irene Duma 70 70 70
2. Mersa Lestari 80 70 75
3. Galuh Retno 65 60 62.5
4. Winda Satriana 70 55 62.5
5. Im`n Hadi Pamungkas 70 65 67.5
6. Mega Anggraini 80 75 77.5
2). Sorot / tandai seluruh daerah mulai dari Nama hingga angka 77.5 Caranya :
* Dengan Mouse : mulai dari sel yang berisi Nama, klik kiri dan
tahan, lalu gerakkan mouse untuk menyorot data hingga ke sel yang berisi
77.5
* Dengan keyboard : tahan tombol Shift dan tekan tombol tanda panah dari Nama hingga angka 77.5).
3). Tentukan luas tampilan grafik (misalnya mulai dari sel A11 s/d
H30). Setelah itu Excel akan memandu Anda dalam membuat grafik melalui 5
tahapan pembuatan Grafik.
* Tahap Pertama : akan ditampilkan kotak dialog ChartWizard (step 1
of 5). Pada lajur kotak telah di isi dengan range data yang Anda tandai
pada tabel Anda. Lalu klik Next.
* Tahap Kedua : Kemudian Anda diminta untuk menentukan salah satu tipe tabel. Pilihlah misalnya 3-D Bar. Lalu klik Next.
* Tahap Ketiga : Pilihlah salah satu tipe tampilan grafik. Misalnya kita akan memilih tampilan no.6. Lalu klik Next.
* Tahap Keempat : MS-Excel akan menampilkan perkiraan bentuk grafik Anda. Klik Next untuk melaanjutkan.
* Tahap Kelima : MS-Excel akan menanyakan apakah perlu diberi
penjelasaan (Add a Legend ?) Pada tahapan ini jika menandai Yes, Anda
bisa memberikan judul pada grafik Anda, baik diatas grafik, pada sumbu X
dan sumbu Y. Setelah selesai memberikan judul, klik Finish.
Rumus IF
=IF(Kondisi,X,Y) penulisan pada Excell
@IF(Kondisi,X,Y) penulisan pada Lotus-123
yaitu mengevaluasi nilai, apabila sesuai dengan kondisi, maka akan
diberikan argumen-X, tetapi apabila sebaliknya, maka akan diberikan
argument-Y
Berdasarkan contoh diatas, maka dapat kita simpulkan bahwa :
* Guru yang telah bertugas selama 10 tahun adalah sebagai argument
Kondisi atau syarat yang harus dipenuhi oleh data yang dievaluasinya.
* Tunjangan dari pemerintah sebesar 15% dari Gaji Pokok adalah argument-X.
Argument-X akan diberikan apabila data yang dievaluasi memenuhi persyaratan seperti tertulis pada argument kondisi
* Tunjangan dari pemerintah sebesar 5% dari Gaji Pokok adalah argument-Y.
Argument-Y akan diberikan apabila data yang dievaluasi tidak memenuhi persyaratan seperti tertulis pada argument kondisi
Catatan : Argumen X dan Argumen Y bisa berupa data angka, label ataupun rumus.
Seandainya data yang akan dievaluasi / digunakan sebagai argument
kondisi terdapat pada sel B4, sedangkan data Gaji Pokok tertulis pada
sel C4, maka penulisan rumus selengkapnya adalah sebagai berikut (Harap
diingat : tidak boleh ada spasi dalam penulisannya !) :
Excell : =IF(B4>=10,C4*15%,C4*5%)
Lotus : @IF(B4>=10,C4*15/100,C4*5/100)
SOAL – 2
Namun karena terjadinya pergantian pemerintahan, maka terjadi juga
pergantian kebijaksanaan, termasuk dalam hal kriteria pemberian
tunjangan guru. Menteri pendidikan yang baru misalnya menambahkan
kondisi ke-2 disamping kondisi yang sudah ada seperti diatas. Pemerintah
menentukan bahwa yang mendapatkan tunjangan adalah mereka yang juga
berstatus Guru PNS.
Nah lho, gimana donk ?
Untungnya dalam program spreadsheet seperti Excel dan Lotus (perintah
Lotus juga dapat dituliskan pada program Quatro-Pro dari Borland Inc.)
sudah disediakan rumus (Excel) atau penghubung antara dua kondisi pada
suatu argument kondisi dari suatu rumus logika (Lotus), yaitu AND dan
OR.
Untuk lebih jelasnya, perhatikan penulisan rumusnya berikut ini :
Rumus AND
=AND(Kondisi-1,Kondisi-2)
[penulisan pada Excel]
yaitu mengevaluasi data, apabila memenuhi kedua kondisi tersebut,
akan menghasilkan nilai 1, atau diberikan argument-X jika diterapkan
dalam rumus logika IF. Apabila salah satu saja dari kedua kondisi
tersebut tidak dipenuhi, maka akan menghasilkan 0 atau argument-Y
apabila diterapkan dalam rumus logika IF. (Excel)
(Kondisi-1#AND#Kondisi-2)
[penulisan pada Lotus-123]
yaitu yang menggabungkan dua kondisi sebagai satu argument. (Lotus)
Rumus OR
=OR(Kondisi-1,Kondisi-2)
[penulisan pada Excel]
· yaitu mengevaluasi data, apabila salah satu dari kedua kondisi
tersebut dipenuhi, maka diberikan nilai 1 atau argument-X jika
diterapkan dalam rumus logika IF. Apabila kedua kondisi tersebut tidak
dipenuhi, maka akan menghasilkan 0 atau argument-Y apabila diterapkan
dalam rumus logika IF.
(Kondisi-1#OR#Kondisi-2)
[penulisan pada Lotus-123]
· yaitu sebagai pilihan diantara dua kondisi dalam satu argument kondisi. (Lotus)
Catatan :
Perbedaan mendasar antara Excel dengan Lotus-123 dalam penggunaan AND
dan OR adalah bahwa pada Excel, AND dan OR adalah rumus tersendiri,
sehingga masing-masing memiliki 2 argument, sedangkan dalam Lotus-123
bukanlah suatu rumus, tetapi sebagai penghubung antara 2 kondisi dalam
satu argument pada rumus kondisi (seperti pada rumus @IF misalnya).
Berdasarkan contoh diatas, maka dapat kita simpulkan bahwa :
* Guru yang telah bertugas selama 10 tahun adalah argument Kondisi-1
atau syarat pertama yang harus dipenuhi oleh data yang dievaluasinya.
* Guru yang berstatus = “PNS” adalah argument Kondisi-2 atau syarat kedua yang harus dipenuhi oleh data yang dievaluasinya.
* Tunjangan dari pemerintah sebesar 15% dari Gaji Pokok adalah argument-X.
Sekarang perhatikan :
Argument-X ini akan diberikan apabila data yang dievaluasi memenuhi
persyaratan kedua kondisi (untuk rumus AND) atau cukup salah satu
kondisi saja (untuk rumus OR).
* Tunjangan dari pemerintah sebesar 5% dari Gaji Pokok adalah argument-Y.
Sekarang perhatikan :
Argument-Y ini akan diberikan apabila data yang dievaluasi hanya satu
kondisi saja yang dipenuhi (untuk AND) atau kedua-duanya tidak memenuhi
persyaratan seperti tertulis pada argument kondisi
Jika data yang akan dievaluasi dan akan digunakan sebagai argument
kondisi pertama terdapat pada sel B4, argumen kondisi kedua terdapat
pada sel C4 sedangkan data Gaji Pokok tertulis pada sel D4, maka
penulisan rumus selengkapnya adalah sebagai berikut
(PERHATIKAN : tidak boleh ada spasi dalam penulisannya !) :
Dengan menggunakan AND
Excel :
=IF(AND(B4>=10,C4=”PNS”),D4*15%,D4*5%)
Lotus :
@IF(B4>=10#AND#C4=”PNS”,D4*15/100,D4*5/100)
Dengan menggunakan OR
Excel :
=IF(OR(B4>=10,C4=”PNS”),D4*15%,D4*5%)
Lotus :
@IF(B4>=10#OR#C4=”PNS”,D4*15/100,D4*5/100)
Penulisan rumus ini bisa Anda terapkan pada program Excel dan Lotus dengan sistem operasi MS-DOS atau PC-DOS, OS/2 atau Windows.